Qué integrar antes de lanzar tu ecommerce en Colombia: ERP, pagos, inventario y despacho

Lanzar una tienda en línea no es publicar un catálogo bonito. Es conectar el lugar donde vendes con el lugar donde ya vive tu operación: el ERP donde están tus productos, precios e inventario; el medio de pago que te confirma que el dinero entró; la factura electrónica que tiene que salir, y la transportadora que lleva el pedido hasta la puerta.

Si esas piezas no hablan entre sí, el ecommerce funciona en la pantalla y se rompe en la oficina: alguien digita pedidos a mano, el inventario no cuadra y un cliente pregunta por un paquete que nadie despachó. Esta guía es para dueños y equipos comerciales que quieren saber qué conectar, en qué orden y cómo comprobar que quedó conectado.

Piensa en el recorrido de un pedido. Cada paso depende del anterior, y casi todos dependen del ERP, el sistema donde viven inventario, pedidos y finanzas.

• Catálogo y precios: salen del ERP hacia la tienda. Si el precio se cambia en dos lugares, tarde o temprano dejan de coincidir.
• Inventario: el ERP o la bodega dicen cuánto hay; la tienda muestra solo lo que se puede vender. Si también vendes en tienda física, en marketplaces o por WhatsApp, todos esos canales descuentan del mismo stock.
• Pedido: entra por la tienda y llega al ERP sin que nadie lo vuelva a digitar, con cliente, productos, impuestos y dirección de envío.
• Pago y conciliación: el medio de pago confirma la transacción, y esa confirmación tiene que quedar amarrada al pedido para que contabilidad cuadre lo vendido con lo que llegó al banco.
• Factura electrónica: con el pedido confirmado, tu sistema de facturación genera la factura electrónica de venta, que la DIAN valida antes de que se entienda expedida.
• Despacho y seguimiento: la orden pasa a bodega y a la transportadora, la guía vuelve al pedido y el cliente recibe el número para rastrear su envío.
• Devoluciones: el producto que vuelve reingresa al inventario, y el dinero que se reintegra se refleja en el pago y en la factura, con su nota crédito.

Cuando una de estas conexiones se corta, el trabajo no desaparece: lo hace una persona, a mano, con más riesgo de error.

No todo se integra el mismo día. Un orden razonable sigue las dependencias: primero lo que alimenta a todo lo demás.

1. Dato maestro en el ERP. Antes de conectar nada, define quién manda en cada dato: productos, precios, clientes e inventario. Si el ERP y la tienda no coinciden, alguien tiene que ganar, y eso se decide antes del lanzamiento, no en medio de una queja.
2. Catálogo, precios e inventario hacia la tienda. Es la base. Sin esto, la tienda vende lo que no hay o al precio que no es.
3. Pedidos hacia el ERP. En cuanto la tienda vende, el pedido entra al ERP con la misma información que tendría si lo hubiera digitado tu equipo.
4. Pagos y conciliación. Cada pago aprobado, rechazado o reversado queda asociado a su pedido. Así no se despacha un pedido cuyo pago fue rechazado, ni queda inventario apartado por un pago que nunca llegó.
5. Factura electrónica. Depende del pedido y del pago. Define en qué momento se emite (al confirmar el pago o al despachar), quién la genera y qué pasa si la validación falla.
6. Despacho y seguimiento. Con el pedido confirmado y facturado, la orden sale hacia la transportadora y el estado vuelve a la tienda y al cliente.
7. Devoluciones y reversiones. Se diseñan desde el inicio, aunque se usen menos. Si se dejan para después, se resuelven a mano y descuadran inventario y contabilidad.

• Sobreventa: la tienda vende unidades que ya se vendieron en otro canal. Terminas llamando a un cliente para cancelar su compra, que es una mala primera impresión.
• Pedidos digitados a mano: alguien copia cada pedido de la tienda al ERP. Con pocos pedidos aguanta; con más, aparecen errores de cantidad, precio o dirección, y el cuello de botella es una persona.
• Pagos sin conciliar: contabilidad ve dinero en el banco que no sabe a qué pedido corresponde, o pedidos marcados como pagados que nunca se cobraron.
• Facturas tardías o con errores: si la factura depende de que alguien la emita a mano, se atrasa o sale con datos distintos a los del pedido.
• Promesas de entrega que no se cumplen: la tienda promete un plazo que bodega y transportadora no conocen. El cliente no distingue entre una falla de integración y una mala experiencia con tu marca.

Para tu cliente, ninguno de estos riesgos es técnico. Es una compra que salió mal.

Esta es una lista que puedes pedirle a tu proveedor, o a tu equipo, antes de abrir la tienda al público. No necesitas entender el código; necesitas ver las pruebas.

• Prueba de punta a punta: un pedido de prueba entra por la tienda, llega al ERP, se paga, se factura, se despacha y muestra su seguimiento. Pide verlo completo, no por partes.
• Cada medio de pago probado: no solo el pago aprobado; también el rechazado, el pendiente y el reversado.
• Inventario que cuadra: después de vender en la tienda y en otro canal, el stock del ERP y el de la tienda dicen lo mismo.
• Factura de prueba validada: en el ambiente de pruebas de tu facturador, con los mismos datos de cliente, productos e impuestos del pedido.
• Una devolución completa: el producto reingresa, el dinero se reintegra y la nota crédito queda emitida.
• Quién responde cuando algo no cuadra: un nombre, un canal y un tiempo de respuesta acordado, de tu lado y del lado del proveedor.
• Qué pasa si el ERP se cae: los pedidos quedan en cola y se reintentan, o se pierden. Pide que te muestren dónde quedan los pendientes y cómo se reprocesan.
• Qué pasa si la facturación no responde: cómo se maneja la contingencia y quién transmite las facturas cuando el servicio vuelve.
• Alertas: si una sincronización falla, alguien se entera ese mismo día, no cuando el cliente reclama.
• Accesos y documentación a nombre de tu empresa: credenciales del ERP, de la pasarela de pagos y del facturador, y un documento que explique cómo está conectado todo.

• Factura electrónica: según la Resolución 000165 de 2023 (hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025), la DIAN hace una validación previa de la factura electrónica de venta antes de que se entienda expedida. La tienda no factura sola: la factura sale de tu sistema de facturación o de tu proveedor tecnológico, y la integración tiene que entregarle datos correctos.
• Medios de pago locales: además de tarjetas, muchos compradores pagan con PSE (débito desde su cuenta), con billeteras como Nequi o Daviplata y, desde 2025, con Bre-B, el sistema de pagos inmediatos del Banco de la República. Cuáles ofrecer depende de tu pasarela y de tu cliente; lo importante es que cada uno concilie con su pedido.
• Transportadoras: cada una genera guías y reporta estados a su manera. Antes de prometer plazos en la tienda, confirma qué información devuelve la tuya y cómo llega al pedido.
• Inventario multicanal: si vendes en tienda física, por catálogo, por WhatsApp o en marketplaces, la precisión del inventario depende de que todos los canales descuenten del mismo lugar.
• Derechos del consumidor: la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) contempla el derecho de retracto en compras a distancia (art. 47: cinco días hábiles desde la entrega del bien para retractarse y hasta 30 días calendario para devolver el dinero, con excepciones) y la reversión del pago en ciertos casos (art. 51). Ambos tocan devoluciones, inventario y conciliación, así que conviene que la integración los tenga previstos.

En B2B o venta mayorista se suman precios por cliente, crédito y plazos de pago. Esa lógica suele vivir en el ERP, y la tienda o el portal tiene que reflejarla. Si es tu caso, súmala a la lista de arriba: prueba precios por cliente, cupos de crédito y plazos de pago con una cuenta de cliente real antes de lanzar. Lo explicamos en Integración ERP–ecommerce B2B y en Portal B2B / mayorista.

¿Qué hay que integrar antes de lanzar un ecommerce en Colombia?

Como mínimo: catálogo, precios e inventario desde el ERP; pedidos de la tienda hacia el ERP; pagos conciliados con cada pedido; factura electrónica validada por la DIAN, y despacho con seguimiento. Las devoluciones también se diseñan desde el inicio.

¿Puedo lanzar primero y conectar el ERP después?

Se puede, pero mientras tanto alguien digita pedidos y ajusta inventario a mano. Si decides hacerlo así, define cuántos pedidos aguanta ese proceso, quién lo hace y una fecha para integrar.

¿Quién debe mandar en el inventario: el ERP o la tienda?

Por lo general, el ERP o el sistema de bodega, porque ahí se registran las entradas y salidas de todos los canales. La tienda muestra lo disponible y descuenta cada venta del mismo stock que usan los demás.

¿Qué pasa con la factura electrónica si el ERP o la DIAN fallan?

Depende de dónde está la falla. Si el ERP se cae, los pedidos deberían quedar en cola y facturarse cuando vuelva. Si la falla tecnológica es de la DIAN, la Resolución 000165 de 2023 (hoy compilada en la Resolución 000227 de 2025) contempla entregar la factura sin validación previa y transmitirla a la DIAN dentro de las 48 horas contadas desde el día siguiente a que se restablezca el servicio. Tu proveedor tiene que mostrarte cómo se maneja cada caso.

¿Cómo sé que mi proveedor dejó todo conectado?

Pide una prueba de punta a punta (pedido, pago, factura, despacho y devolución), mira cómo se reprocesa un pedido cuando algo falla y confirma quién responde cuando un dato no cuadra. Si no te lo pueden mostrar, todavía no está listo para lanzar.

En Somos Gente Digital escuchamos, construimos y acompañamos hasta que el negocio crece. En ecommerce eso significa mapear tu cadena, del ERP a la puerta del cliente, cerrar el eslabón que falta y quedarnos después del lanzamiento para que la operación siga conectada. No te vamos a prometer que nada va a fallar; sí que vas a tener gente cercana, un método claro y alguien que responde cuando algo no cuadra.

Si vendes B2B y quieres ver cómo trabajamos la conexión con tu ERP, revisa Integración ERP–ecommerce B2B. Y si todavía estás definiendo el proyecto, empieza por un ecommerce que encaje con tu negocio o por nuestro hub de ecommerce.